Een nieuw mobiliteitsbeleid voor Visser & Visser

Steeds meer organisaties zoeken een flexibel mobiliteitsbeleid waarbij iedere medewerker geholpen is. Recent onderzoek van Arval wijst uit dat inmiddels twee derde van de Nederlandse organisaties alternatieve mobiliteitsvormen aanbiedt of dit binnen drie jaar van plan is. 

Accountancy- en consultancybureau Visser & Visser loopt voorop in de omschakeling naar een modern mobiliteitsbeleid. Zij beschikken inmiddels over een gevarieerd en flexibel mobiliteitsbeleid dat ook toepasbaar is op de huidige situatie door de Corona epidemie. Zij delen hier graag de ervaringen die zij de afgelopen tijd hebben opgedaan met het overstappen naar een nieuw mobiliteitsbeleid. Na een korte oriëntatie begon Visser & Visser aan een traject samen met Patrick van Daalen van Arval om de bestaande mobiliteitsregelingen te verbeteren. 

De nieuwe mobiliteitsregeling in het kort

Onder het nieuwe beleid hebben alle medewerkers van Visser & Visser een mobiliteitsregeling om hun zakelijke mobiliteit te faciliteren. Medewerkers kunnen op ieder moment kiezen uit een breed scala aan mobiliteitsvormen, zoals een mobiliteitskaart voor openbaar vervoer, carpooling, deelauto's en huurfietsen of een thuiswerkvergoeding ontvangen. Iedereen maakt sinds 1 februari 2021 gebruik van hetzelfde online platform en app voor bijvoorbeeld het bijhouden van thuiswerken, wat het kostenoverzicht gemakkelijk maakt (Arval Mobility Link). Hiermee is reizen en registreren voor medewerkers gemakkelijk en voor Visser & Visser als werkgever snel overzichtelijk.

Binnen de organisatie zijn nu drie verschillende groepen te onderscheiden: 

• Enerzijds is er een grote groep medewerkers die de app gebruikt om hun reiskosten- en thuiswerkvergoeding in bij te houden.
• Ten tweede is er een (nieuwe) groep met een mobiliteitsbudget. Zij ontvangen een mobiliteitsvergoeding en kiezen daarbinnen zelf hoe zij willen reizen, bijvoorbeeld met een mobiliteitskaart, carpooling, deelauto’s of huurfietsen. Zij houden hun zakelijke kilometers, thuiswerkvergoeding en woon-werkverkeer bij in de app en ontvangen automatisch eventuele verrekeningen.
• Tenslotte zijn er de traditionele leaserijders die een (elektrische) auto van de zaak rijden. Zij gebruiken de Arval Mobility Link app bijvoorbeeld om privékilometers te verrekenen en de thuiswerkvergoeding bij te houden.

Sinds 1 februari 2021 registreert Visser & Visser tevens volgens de nieuwe wetgeving alle reiskosten- en thuiswerkvergoeding via het platform en de app.

Vroeger alleen een leaseauto

Voorheen kregen alleen een aantal medewerkers bij Visser & Visser een leaseauto van de zaak, terwijl de rest alleen een kilometervergoeding ontving. Arnoud van den Boogaart, Director Business Support bij Visser & Visser, vertelt: “Op een gegeven moment wilden we de budgetten voor mobiliteit eerlijker gaan verdelen. Patrick, onze contactpersoon bij Arval, gaf al langer aan dat zij meer dan alleen auto’s konden aanbieden. Toen zijn we in gesprek geraakt over het moderniseren van onze mobiliteitsregelingen.” 

“Wat kun je nou nog meer aanbieden dan auto’s vroegen we ons in eerste instantie af. En waarom zouden we ook nog iets anders willen?” Bij Visser & Visser speelde geen noodzaak om op kosten te besparen, maar men wilde vooral de eigen medewerkers zo goed mogelijk bedienen. “Toen we eenmaal aan de slag wilden, bleek dat we onze medewerkers eerst goed in beeld moesten krijgen. We kwamen namelijk al snel tot de conclusie dat als we zouden gaan verbeteren, we dat meteen goed wilden doen.” Een fundamentele aanpak dus, vertelt Herbert Flier, Business Controller bij Visser & Visser. 

Een zorgvuldig traject richting verbetering

De overstap naar het huidige flexibele mobiliteitsbeleid is uiteindelijk succesvol door een zorgvuldige aanpak. Het bleek dat wensen zoals keuzevrijheid, autonomie, hoe mensen gewend zijn om te reizen en het bieden van alternatieve manieren van vervoer erg speelden binnen de organisatie. Daarnaast was er de ongelijkheid tussen wel of geen leasebudget en wilden we vitaliteit stimuleren. Deze verschillende wensen en vereisten werden eerst zorgvuldig in kaart gebracht.

Arnoud vertelt: “Arval heeft ons uitstekend geholpen om alles op een rijtje te krijgen. Wanneer het nodig was konden zij de juiste expertise en mensen laten invliegen. Belangrijk voor ons was dat we vooral zorgvuldig te werk wilden gaan. Dankzij alle input zijn we uiteindelijk afgestapt van alleen maar de focus op reizen, maar zijn we breder gaan kijken naar de hele balans tussen werk en privé voor onze medewerkers, bijvoorbeeld het faciliteren van thuiswerken in de mobiliteitsregelingen toen Corona kwam.”

Een pilotgroep als belangrijke tip uit de praktijk

Veranderingen in een organisatie draaien in veel gevallen om voldoende draagvlak. Dat geldt tevens voor een nieuw mobiliteitsbeleid, beamen Arnoud en Herbert. “Omdat we dit in eerste plaats voor onze medewerkers zijn gaan doen, hebben we een pilotgroep van 20 man opgericht. Daar konden we drie dingen uit halen: een idee hoe de regeling uit zou pakken en worden ervaren; een indicatie of de tooling goed werkt en of het allemaal begrijpelijk is; en tenslotte kon deze groep het idee waar we mee bezig waren al binnen de organisatie gaan verspreiden.”

Het betrekken van de medewerkers in het traject is volgens Herbert dan ook een belangrijke tip. Er zijn later nog zeven medewerkers aan de pilot toegevoegd om te beoordelen of de nieuwe regelingen ook voor bijvoorbeeld thuiswerken goed zouden passen. Daar is nog een werkgroep uitgekomen en de OR plus de directie zijn ook betrokken. Toen de pilot met een enquête werd afgesloten stapte dan ook 70% van de groep over naar de nieuwe regeling. In praktijk is nu ook ongeveer 70% overgestapt, sinds de regelingen in februari 2021 officieel in zijn gegaan.

Meer waardevolle ervaringen voor succes

Een andere belangrijke tip voor de overgang naar een nieuw mobiliteitsbeleid is om van tevoren niet te snel te willen gaan. “Het gaat niet over één nacht ijs en zorgvuldigheid staat voorop, dat is de rode draad geweest. Daarvoor heb je een partij nodig en mensen om je heen die dat kunnen waarborgen. Dat is echt ons compliment aan Arval en Patrick, zij begrijpen onze wens voor zorgvuldigheid goed en zijn daarin altijd erg flexibel.” 

Daarnaast is het belangrijk om pragmatisch dingen te benoemen die je geïmplementeerd wilt hebben, ook al is er niet meteen een oplossing. Daar kun je vervolgens wel naartoe werken, maar houd steeds het overzicht wat je op dat moment al wel of nog niet aanpakt. Een aanpak op basis van prioriteiten dus en het denken in mogelijkheden. “Niets is te gek, alles is mogelijk en wordt over meegedacht en mogelijk gemaakt door Arval en onze andere partner, Mobility Concept.” 

Maak het flexibel en blijf verbeteren

Belangrijk is dat het nieuwe mobiliteitsbeleid kan blijven meebewegen. De medewerkers bij Visser & Visser zijn erg positief over de nieuwe regelingen, ook degenen die eerst tot de groep leaserijders behoorden. Iedereen kan nu veel meer zelf inzien hoe hun reisgedrag eruit ziet. Wat Visser & Visser betreft blijven zij ook verbeteren. Zo zijn zij nog bezig om op termijn wellicht leasefietsen in de regelingen op te nemen. Tenslotte zien Arnoud en Herbert de mobiliteitsregeling bij Visser & Visser ook niet meer puur in termen van mobiliteit: “Het is nu eigenlijk een allesomvattende ‘waar je werkt’-regeling geworden die altijd van toepassing is, of je nu in de auto of op de fiets stapt of vanuit huis werkt.”