Hoe registreer je reiskosten vanaf 1 januari 2022?

Een aantal jaar geleden hadden werknemers slechts twee vragen die zij zich elke ochtend stelden: waar ga ik vandaag werken en hoe kom ik daar? De antwoorden waren bijna altijd: op kantoor en met de auto. Bijna iedere werknemer ontvangt op basis daarvan nog steeds een vaste reiskostenvergoeding van €0,19 per kilometer. 

Dat verandert binnenkort, want de vaste reiskostenvergoeding wordt hoe dan ook afgeschaft. Hoe voorkom je dat je veel extra administratie op je dak krijgt?

Nieuwe regelgeving in het kort

Per 1 januari 2022 veranderen de regels rond het vergoeden van reiskosten definitief. Wie nu en in de toekomst veel thuis werkt, mag de bestaande vaste reiskostenvergoedingen dan niet langer blijven ontvangen. In plaats daarvan dienen medewerkers hun daadwerkelijk gereisde zakelijke kilometers bij te houden voor de dagen dat zij naar kantoor komen. Zij moeten dan achteraf de reiskosten declareren. Voor wie thuis werkt, kunnen werkgevers eventueel een vaste onkostenvergoeding uitkeren. Het Nibud adviseert in dat geval een bedrag van €2,00 per dag.

Alleen werknemers die 36 weken per jaar, of 128 dagen per jaar naar kantoor reizen mogen met de nieuwe regels een vaste reiskostenvergoeding ontvangen. Aangezien thuiswerken en digitale meetings door de Corona-epidemie tot de normaliteit behoren, zal het aantal werknemers dat voor een vaste vergoeding voor woon-werkverkeer in aanmerking komt sterk afnemen.

Een complexe puzzel aan zakelijke reizen

Om verschillende redenen is de auto niet altijd meer de beste keuze om te reizen. Tegenwoordig werken werknemers voornamelijk vanuit huis, minder vaak op kantoor of bij klanten, en reizen zij met verschillende vervoersmiddelen, van openbaar vervoer tot micromobiliteit, naar en tussen locaties. 

Een mobiliteitskaart kan al voor een deel helpen om verschillende manieren van reizen op één plek bijeen te brengen, maar deze maakt standaard geen onderscheid tussen privé en zakelijke reizen. Ook dien je reizen met een privéauto dan alsnog handmatig bij te houden. Per werknemer de reiskostenvergoeding berekenen kan dan ook al snel erg ingewikkeld worden.

Hoe kun je veel administratie voorkomen?

Hoe kun je zakelijke reizen gemakkelijk bijhouden in je administratie? De Mobility Link app met mogelijkheid voor werkplekregistratie biedt hiervoor de uitkomst. Hiermee kunnen werknemers gemakkelijk registeren welke werkplekken zij (willen) gebruiken op kantoor. Daarnaast kunnen werknemers in dezelfde omgeving hun thuiswerk- of reiskosten bijhouden op basis van waar zij hebben gewerkt.

Werkplekregistratie heeft natuurlijk als bijkomend voordeel dat je flexibel met kantoorwerkplekken kunt omgaan. Is het op een dag al erg druk op kantoor? Dan is het waarschijnlijk slimmer om thuis te werken en op reiskosten te besparen. Ook wanneer kantoren langzaam weer open gaan tijdens de voortdurende Corona-epidemie is registratie handig, bijvoorbeeld om teams gescheiden naar kantoor te laten komen. 

Meer weten over Mobility Link en werkplekregistratie?

Bereid je tijdig voor op de terugkeer naar kantoor en de nieuwe regels voor de reiskostenvergoeding. 2022 wordt daarin een jaar van veel veranderingen. Met werkplekregistratie verhoog je de efficiëntie van kantoorwerkplekken en kun je medewerkers veilig naar kantoor laten terugkeren. Bovendien neemt een platform zoals Arval Mobility Link inclusief werkplekregistratie en bijvoorbeeld een mobiliteitskaart je veel administratie uit handen. Je ontvangt alle reiskosten dan op één factuur. 

Meer weten? Neem nu contact op. Onze experts denken graag met je mee over wat het beste op jouw organisatie aansluit.