COMMUNICATIE IS KEY BIJ DE INVOERING VAN MOBILITEITSBUDGETTEN

Dit is het laatste van een driedelige serie blogs over de invoering van mobiliteitsbudgetten. Lees ook het eerste en tweede deel over Orientatie- en de Inrichtingsfase van Arjos Bot, Head of Consulting & CVO bij Arval Nederland.

ALS WERKGEVER BENT U ENTHOUSIAST OVER HET INTRODUCEREN VAN MOBILITEITSBUDGETTEN.

De voltallige directie staat erachter, de betrokkenen willen vaart maken. Maar niet iedereen binnen uw organisatie staat te juichen. Wat zijn de oorzaken en welke oplossingen zien wij? Uw oorspronkelijke gedachte was kristalhelder: als ik mijn medewerkers meer keuzevrijheid geef, vergroot dat mijn aantrekkelijkheid als werkgever. Medewerkers krijgen daarmee eigen verantwoordelijkheid voor het invullen van mobiliteitbudgetten. Of, eenvoudiger gezegd: ze kunnen zelf kiezen hoe ze ergens komen, met een leaseauto, openbaar vervoer, de fiets of een combinatie daarvan. Zo werkt het uiteindelijk ook vaak. Maar soms is een klein zetje nodig. Regelmatig ligt de oorzaak van weerstand tegen verandering in een gebrek aan kennis van de uitgangspunten en doelstellingen ervan, is mijn ervaring. Het initiële plan inclusief de gevolgen dan nogmaals uitleggen kan helpen.

Een denkfout bij het invoeren van veranderingen is het idee dat de hele onderneming evenveel kennis heeft als de ‘kopgroep’. Waar u met directie en projectgroep al een paar maanden bezig bent te wikken en te wegen, krijgt de meerderheid van uw collega’s pas voor de eerste keer met uw nieuwe beleid te maken. Zij moeten vaak in één presentatie de beweegredenen begrijpen, het beleid snappen en de consequenties voor zichzelf inzien. Mijn advies is dus deze informatie te spreiden over de tijd en ten minste drie tot vijf aanvullende communicatiemomenten in te plannen. Momenten met uitleg, met tijd voor verdieping en met ruimte voor vragen.

‘ VERGEET IN DE COMMUNICATIE NIET DAT HET NIEUWE BELEID LOGISCH MOET PASSEN BIJ UW KERNWAARDEN.’

NIEUW MOBILITEITSBELEID

Vanuit Arval help ik klanten regelmatig met het organiseren van deze communicatie. We stellen een communicatieplan met hen op, spreken dat door en we denken ook mee over de boodschap in hun specifieke situatie. In dit communicatieplan wordt met name aandacht besteed aan de vragen: ‘Hoe ga ik de organisatie informeren? Van welke kanten reken ik op medewerking? Welke bezwaren verwacht ik? Hoe ga ik daarmee om?’ Ik stuur er altijd op aan dat klanten zelf de regie voor de communicatie in handen nemen. Zij zijnin charge wat betreft HR-gerelateerde zaken, dus zij communiceren uiteindelijk als werkgever met het personeel.

Vergeet in de communicatie niet dat het nieuwe beleid logisch moet passen bij de kernwaarden van uw onderneming. Waar een retail-organisatie in een markt vol prijsvechters kostenverlaging goed kan aandragen als reden voor verandering, ligt het bij een grote keten van eco-winkels aannemelijker in te zetten op het argument duurzaamheid. En staat u aan het hoofd van een start-up? Dan spreekt het ‘nemen van eigen verantwoordelijkheid’ en ‘flexibiliteit tussen auto, trein en fiets’ waarschijnlijk het meest aan. Kies een van de voornaamste voordelen voor uw medewerkers en waak ervoor de verschillende voordelen van mobiliteitsbudgetten in de communicatie uitputtend naar voren te brengen. Hoe eenvoudiger, hoe beter.

VLIEGWIEL VOOR VERANDERING

Ik heb gemerkt dat het van belang is bij deze communicatiemomenten niet alleen te zenden maar vooral ook informatie op te halen. Want gebrek aan informatie kan een oorzaak zijn, er kunnen ook andere oorzaken ten grondslag liggen aan tegenstand. Zijn medewerkers niet overtuigd van de voordelen? Hebben ze de indruk dat het nieuwe mobiliteitsbeleid een verkapte vorm is van bezuinigen? Luister goed en schiet vooral niet in de rationele ‘overtuigingsmodus’. Begin in plaats daarvan bijvoorbeeld met een pilot en wacht tot de voordelen voor zich spreken. Of zorg dat op vrijwillige basis kan worden deelgenomen. Vaak ontstaat daarna alsnog een vliegwiel voor verandering.

Tot slot kan ik niet genoeg benadrukken hoe belangrijk het is de Ondernemingsraad tijdig bij uw plannen te betrekken. Als vertegenwoordigers van medewerkers hebben Ondernemingsraadleden over het algemeen goed inzicht in de uiteenlopende belangen, op verschillende niveaus en verschillende locaties. Door hen als sparring partner te beschouwen en van hen te willen leren, maakt u de meeste kans op succes. Want veranderen bestaat voor een groot deel uit communiceren. Wanneer u zich wilt verdiepen in medewerkers en u bereid bent de dialoog aan te gaan, zullen zich deuren voor u openen. Communicatie is daarbij echt key.

Lees ook het eerste en tweede deel over Orientatie- en de Inrichtingsfase.

Wat is een mobiliteitsbudget?

Als een organisatie gebruikmaakt van een mobiliteitsbudget, hebben medewerkers keuzevrijheid. Zij hebben een vast budget dat meegroeit met de zakelijke mobiliteitsbehoefte. Zij krijgen een budget voor privékilometers en onbeperkte zakelijke- en woonwerkkilometers. Wilt u meer weten over het mobiliteitsbudget en de verschillende varianten? 
Stuur mij dan een e-mail.
Arjos Bot, Head of Consulting & CVO bij Arval Nederland.